Méthodologie : notions d’archivistique générale

Publié le 11 juin 2006.

Ce document est un aperçu des questions d’archivistique générale proposé par Anne-Laure Pierre, archiviste (Laboratoire d’Anthropologie Sociale)

I -Que sont les archives ?

Les « archives » peuvent être des supports variés : papiers, mais aussi films sur support photographique, ou encore données électroniques stockées sur une disquette ou sur un cédérom,...

Le livre II du code du patrimoine les définit en effet de la manière suivante : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

Pourquoi conserver les archives ? Parce que les archives sont les matériaux de l’histoire et la sauvegarde de la mémoire. L’histoire se nourrit de l’archive : histoire des institutions, histoire des disciplines, histoire des manières de penser et de faire. Dans le cas de la création intellectuelle, l’archive permet de se réapproprier la pensée d’un auteur, de suivre les chemins qui l’ont amené à définir une pensée ou une œuvre originale.

II – Traitement archivistique

« Ensemble de procédures et des opérations d’évaluation, d’analyse, de tri, de classification, de classement, de description, d’indexation et de rangement des Archives ».

Cette étape est le cœur du processus : elle va permettre d’analyser le fonds dans son contenu documentaire, d’en identifier les différents supports, d’en comprendre la logique interne pour aboutir à un plan de classement. C’est une étape lente mais c’est une étape incontournable parce qu’elle va permettre d’évaluer les priorités des traitements à opérer, et d’avoir une approche budgétaire. Par exemple elle permet d’évaluer le temps de travail nécessaire au traitement documentaire, le matériel de conservation à commander, et de faire une première évaluation pour un projet de numérisation.

La mise en place d’un service d’Archives impose le respect de missions fondamentales qui s’articulent l’une sur l’autre, plus qu’elles ne figurent un ordre d’actions :

 La collecte et la sauvegarde voire le sauvetage, consiste à recueillir et rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements d’archives

 L’archivage dans son sens premier, c’est l’organisation intellectuelle des documents, faite en accord avec le principe de respect organique du fonds : respect de la provenance (identification du producteur de l’archive), respect de l’intégrité du fonds, respect de son ordre originel. Chaque pièce doit, dans la mesure du possible, être placée dans son contexte de création. Si aucun ordre ne semble présider, il faut être capable de proposer un plan de classement en suivant un ordre chronologique, géographique ou thématique. D’autre part, la multiplicité des matériaux peut imposer de séparer le fonds selon les supports. Dans tous les cas, l’archiviste doit conjuguer respect du fonds original et respect des usages de la conservation préventive.

 la conservation physique des documents : capacité de rangement, adéquation des locaux aux normes de conservation préventive, respect des normes sur le conditionnement des originaux suivant les différents supports : papier, photographies, films, bandes magnétiques audio…

 la mise en place des règles d’accès aux documents, en accord avec les différents droits en présence : droit d’auteur, droit des archives, droit au respect de la vie privée. On se réfèrera donc au Code de la Propriété Intellectuelle et au Code du Patrimoine, ainsi qu’au Code Civil pour le respect à la vie privée. Un suivi des débats et de la jurisprudence s’impose.

 l’organisation de la communication des documents au public.

La communication se fait d’abord au travers du traitement documentaire. La mise en place d’un inventaire, catalogue ou instrument de recherche est le préalable impératif avant tout autre projet de valorisation de l’archive.

III - Préconisations des Archives de France

On doit s’attacher à produire un instrument de recherche selon les normes en vigueur pour la description archivistique : ISAD G (1994) : International Standart Archival Description.

Norme disponible sur le site du Conseil international des Archives : http://www.ica.org

Cette norme a été créée pour assurer le respect de la provenance du fonds. Elle met en relief la notion de contexte de production. Le fonds sera donc décrit selon un modèle hiérarchique, ou arborescent, allant du général au particulier. Par exemple : fonds, sous-fonds, série, dossier, pièce. Bien entendu, la pertinence de chaque niveau est laissée à l’appréciation de l’archiviste.

Les informations qui sont au minimum requises pour décrire le fonds sont :
 Référence du fonds (cote ou numéro d’inventaire ou code ; on veillera à ce que cette référence soit unique)
 Intitulé du fonds
 Date de création du fonds (dates extrêmes, ou date plus précise)
 Niveau de description
 Importance matérielle de l’ensemble décrit
 Nom du producteur

Cette norme est un modèle à suivre, indépendamment de l’outil de saisie et de visualisation choisi par ailleurs. On peut, dans un premier temps, saisir les informations descriptives sous forme textuelle dans n’importe quel logiciel de traitement de texte à condition de comprendre les principes essentiels de la norme ISAD-G.

Anne-Laure PIERRE