Annexe à la lettre de mission

Publié le 9 mai 2006.

Annexe à la lettre de mission

Les centres de ressources numériques auront à assurer les grandes fonctions suivantes :

« Entrées ». Assurer l’acceptation des ressources fournies par les producteurs ; contrôler la qualité des ressources et coordonner leurs mises à jour. [la préparation du contenu en vue du stockage (formatage et métadonnées) relève des fournisseurs et la gestion des ressources au sein de l’archive relève du laboratoire maître d’oeuvre]

« Stockage ». Assurer les fonctions et services de stockage, maintenance et sauvegarde des ressources : la réception des ressources issues de l’étape « Entrées » et leur insertion dans l’espace de stockage, le renouvellement des supports sur lesquels les fonds de l’archive sont stockés, la fourniture des moyens de sauvegarde.

« Gestion des ressources ». Assurer le partage, la conservation et l’enrichissement des ressources et l’accès aux descriptions (métadonnées) : administration et mises à jour des bases de données de l’archive (conserver et tenir à jour les schémas, les définitions de vues et l’intégrité référentielle) ; aider à l’élaboration de nouvelles ressources.

« Administration ». Déterminer quels membres doivent constituer la communauté des producteurs et des utilisateurs. Proposer et négocier des protocoles d’acceptation des ressources avec les producteurs, établir et maintenir les normes d’archivage ainsi que la configuration du matériel et des logiciels du système, vérifier la conformité des ressources aux normes. Fournir les moyens techniques pour contrôler et améliorer l’exploitation de l’archive, ainsi que pour inventorier, mettre à jour et migrer les contenus de l’archive.

« Pérennisation ». Appliquer une stratégie et des procédures documentées garantissant la conservation de l’information ; articulation des différentes versions avec l’original. Établir les recommandations visant à ce que les informations stockées dans l’archive restent accessibles sur le long terme pour les utilisateurs, même lorsque l’environnement informatique change évaluation constante du contenu de l’archive ; recommandations périodiques de mises à jour de l’information ; suivi des évolutions des normes et des règles d’archivage, ainsi que de l’environnement technologique et des souhaits des utilisateurs ; plans de migration de l’archive et des logiciels.

« Accès ». Aider l’utilisateur à déterminer si l’information qu’il cherche existe ou non dans l’archive, trouver sa description et son emplacement : cela inclut la communication avec les utilisateurs pour gérer leurs demandes, les contrôles d’accès aux informations éventuellement protégées, la coordination du traitement des demandes jusqu’à leur exécution finale, la génération des réponses et leur transmission aux utilisateurs (récupération des ressources). Assurer la protection juridique des données et des ressources (droits d’auteurs, propriété intellectuelle, licence et droit de distribution... [libre, libre avec licence, droits et logiciel spécifique, convention...]).

« Formation ». Assurer que l’information à conserver est compréhensible les utilisateurs (la communauté doit être en mesure de comprendre les informations sans l’assistance des experts ayant produit ces informations). Former les utilisateurs potentiels à l’utilisation de l’archive et des interfaces d’accès, à la manipulation et la transformation de données annotées, à l’utilisation des logiciels spécifiques du domaine ; former les producteurs à la méthodologie de l’annotation, à la compréhension et l’utilisation des normes et des métadonnées ; aider à l’adaptation aux évolutions des normes et des logiciels. Les diverses fonctions énoncées ci-dessus s’articulent comme dans le schéma ci-dessous :

Outre l’information elle-même, cet élément contient des métadonnées précisant la forme de la représentation des données, ses modes d’utilisation et ses informations de pérennisation (provenance, contexte, identification, éventuellement intégrité). L’information d’empaquetage explicite les relations entre le contenu et les métadonnées.